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  Office Tools  


 

Die Office Tools unterstützen bei der automatisierten Erstellung von Word Dokumenten und Outlook e-Mails und sind als AddIn in Microsoft Word und Microsoft Outlook verfügbar. Das Definieren von Blöcken (Textbausteinen) und deren Organisation in Vorlagen ermöglicht Ihnen oft benötigte Dokumente mit teils dynamischen Inhalten in wenigen Schritten zu erzeugen. Ganz einfach. Innerhalb der Blöcke (Textbausteine) können variable Inhalte über Felder (z.B. eine Briefanrede, projektbezogene Informationen, ...) eingebunden werden und bei der Generierung mit Werten aus beliebigen Datenquellen (z.B. Microsoft Outlook, pgx Contacts, SAP) befüllt werden. 

Verwaltung

  • Mehrstufige Berechtigungsverwaltung
  • Kategorisierung angelegter Elemente
  • Benutzerdefinierte Felder 

Felder

  • Platzhalter für Informationen in einem Textbaustein (Block)
  • Beliebig viele Felder in einem Textbaustein
  • Systemverwaltete und benutzerdefinierte Felder
  • Unterscheidung zwischen öffentlichen und privaten Feldern

Blöcke

  • Textbaustein, Grundlage für die Dokumentgenerierung
  • Kategorisierung von Blöcken mit frei definierbaren Kategorien
  • Benutzerdefinierte Formatierung in Blöcken bleiben im Zieldokument erhalten
  • Verwaltung mit Suchfunktionalität
  • Unterscheidung zwischen öffentlichen und privaten Blöcken
  • Block kann auch in bestehendes Dokument eingefügt werden

Vorlagen

  • Repräsentiert ein Ausgabedokument
  • Kategorisierung von Vorlagen mit frei definierbaren Kategorien
  • Zuordnung/Verwaltung von in Reihenfolge gebrachten Blöcken
  • Benutzerdefinierte Formatierung in Blöcken bleiben im Zieldokument erhalten
  • Verwaltung mit Suchfunktionalität
  • Unterscheidung zwischen öffentlichen und privaten Vorlagen
  • Bei Dokumentgenerierung können die in Blöcken enthaltenen, systemverwalteten
    Felder automatisiert aus verschiedenen Datenquellen und benutzerdefinierte Felder manuell mit Werten belegt werden

Referenzen und Erfahrungswerte

Eva Bischof, Reck + Gass Ingenieurgesellschaft für Bauwesen mbH + Co. KG, Horb a. N.:
„Durch die pgx Office Tools werden unsere Formularsätze ohne aufwändiges Kopieren und Suchen einfach und schnell mit projektbezogenen Informationen generiert!“